简而言之: 研究机构需要积极主动地避免在eRA系统实现过程中的常见缺陷.
直到20世纪90年代末, 规划, 管理, 分析拨款是一个繁琐的过程,需要大量的文件. 幸运的是, 1998年,研究行业开始从纸质研究转向数字化研究, 在政府文书工作消除法案的推动下. 从那以后的20多年里, 我们见证了电子研究管理(eRA)市场的快速增长, 数十家私人供应商提供的产品承诺提高研究管理效率,数百家研究机构走向数字化.
但eRA的产品是否达到了业界的预期则是另一回事.
除了消除纸张, eRA应该提供一个无缝的, 综合科研管理平台,完全符合法规要求,提升管理报告和分析水平. 然而,采用eRA系统的组织往往有两个常见的抱怨:
- 痛苦的实施经历
- 次优的产品功能
当然,eRA系统并不完美. 但是,当组织没有完全意识到实现eRA系统的复杂性或产品实际可以提供的现实时,围绕它们的压力和失望就会更大. 因此, 对于研究机构来说,了解这些现实并主动部署对策以避免系统实施期间和之后的常见陷阱是很重要的.
时代系统实现和功能的现实
eRA系统的实施过程是复杂的.
- 处理和管理赠款涉及来自多个部门的许多利益相关者.
- 不同的平台,例如电子医疗记录(emr), 企业资源计划(ERP), 和国家卫生研究院(NIH)的eRA Commons -需要集成和接口,以充分实现eRA系统愿景所描绘的效率.
- 端到端的集成测试需要开发和执行数百个测试场景,以完全验证eRA系统的功能.
以下五个常见陷阱往往会加剧这些复杂性:
- 缺乏专题专家(中小企业)供应商和项目管理办公室通常缺乏了解处理和管理赠款的详细业务的中小企业, 使最终用户测试人员与供应商沟通技术问题变得具有挑战性.
- 业务流程不一致组织希望eRA系统能够修复他们的错误流程, 但是系统的好坏取决于它所基于的基本流程.
- 缺乏变更管理:项目愿景和进度缺乏透明度, 许多终端用户害怕未知的东西, 领导层很难让这些关键利益相关者参与进来,按时满足实施需求.
- 资源分配不足eRA的实现需要组织的最终用户投入大量的时间. 低估资源需求限制了工作人员专注于实施工作或日常职责的能力, 导致双方的工作质量都很低,最终精疲力竭.
- 培训不足虽然大多数组织通常理解在实施之前对最终用户进行培训的重要性, 他们经常忽略了指定一个专门的培训师团队, 编写综合培训材料, 组织培训计划,提高出勤率.
即使在成功实施之后, 组织经常发现产品的功能不符合他们的期望. 一个常见的令人失望的领域是报告. 市场上的许多eRA系统无法提供对组织研究组合的洞察, 投资回报, 平均拨款申请周转时间, 以及申请状态的变化. 对他们的研究运作没有基本的了解, 组织的领导努力发出声音, 数据驱动的业务决策.
大多数eRA产品在整体系统稳定性和接口功能方面也达不到预期. 上线后, 许多组织都会遇到各种需要打补丁的技术错误, 热修复程序, 在某些情况下, 系统升级. 这些都不利于最终用户的体验,并对那些经常被要求解决技术问题的工作人员的日常业务构成风险.
最后, eRA产品和其他系统之间的接口通常是单向建立的,甚至根本没有建立, 需要额外的工作来手动连接孤立的系统.
eRA实施的对策、挑战与局限
尽管与eRA系统相关的挑战和限制, 研究机构如果能根据其他机构的经验或自己的过去,积极制定对策,就能缩小预期与现实之间的差距.
- 建立正式的项目管理结构:而典型的项目管理结构则是由一个指导委员会和一个项目管理办公室来协调多个部门的工作, 拥有一个是至关重要的 订婚了 执行委员会,包括所有相关功能和技术业务部门的高管代表. 为会议建立一致的节奏,创建全面而简洁的以行动为导向的状态报告. 只有在整个过程中保持指导委员会的投入和参与,组织才能成功地驾驭变更管理并保持紧密的沟通.
- 在项目期间确保中小企业资源: 在理想的情况下, 供应商应提供了解产品的技术和操作方面的中小企业. 中小企业应在实施或升级项目的整个生命周期中发挥积极作用, 从设计到上线, 最少的营业额.
- 在系统实施前简化业务流程: 应该检查影响eRA系统的业务流程, 修改, 并在实施前进行文档化. 将资源用于简化和记录详细的流程, 按部门或用户类型划分角色和职责, 基于情境的工作辅助.
- 现实地分配资源: 通过对整个项目时间表和每周承诺的时间设定明确的期望,防止员工倦怠. 高估资源需求比低估资源需求要好. 即用的解决方案, 例如部署临时资源, 可能需要响应最终用户增加的责任.
- 确定长期报告策略: 与供应商澄清什么时候可以提供哪些报告. 根据供应商的能力和能力来产生可行的报告, 您可能需要使用单独的报告平台, 比如Tableau, 提升您的报告套件,使其更具诊断性甚至预测性.
- 推动供应商在端到端集成测试之前进行更彻底的单元测试: 如果eRA供应商在让您的组织直接进入端到端集成测试之前进行更彻底的单元测试,那么整体测试体验可以得到显著改善. 向供应商询问他们的单元测试计划, 要分配给它的供应商资源, 并且定期更新进度,以确保在与最终用户进行集成测试之前解决尽可能多的基本技术错误.
要积极主动
虽然它们已经存在了二十多年, eRA系统在完全稳定和成熟之前还有很长的路要走. 研究机构的最佳行动方针是积极主动地利用社区的集体经验来应对已知的挑战.
- 积极主动地理解这些挑战和对策,正如这篇文章所概述的那样.
- 向使用该产品的同行机构征求反馈.
- 与供应商就已知的挑战和可能的对策进行公开对话,而不是依靠供应商来领导实现项目.
通过遵循这些步骤, 研究机构将能够充分利用现有产品的优势, 最终用户在后续实现或升级中的体验将得到增强.
你的组织是否采取了积极的措施?
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bet8娱乐编辑: 马特杂粮面包
出版于2022年9月21日